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Politique de confidentialité — Portail client Olimar

Version v5 — en vigueur depuis le .

Les passages « brouillon interne » ci-dessous n’ont pas encore été validés par notre direction juridique — ils indiquent où le texte reste à compléter, pas une clause en vigueur.

1. QUI NOUS SOMMES

Olimar Développement Inc. (« Olimar », « nous ») exploite le portail client accessible à portail.olimar.ca. Le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) d'Olimar est Olivier Lange, que vous pouvez joindre à info@olimar.ca.

2. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS ET POURQUOI

Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à chaque finalité, et jamais plus. Chaque finalité fait l'objet d'un consentement distinct — voir « Vos droits », plus bas :

  • Création et gestion du compte : nom, courriel, coordonnées de l'entreprise, mot de passe (jamais stocké en clair).
  • Facturation : renseignements de facturation, historique des commandes et des factures (registre de référence : Dolibarr, notre système de gestion commerciale). Les paiements sont traités par Stripe : voir section 5 ci-dessous.
  • Provisionnement chez SecuAAS : voir section 4 ci-dessous — cette finalité implique explicitement un sous-traitant nommé.
  • Provisionnement chez JumpCloud (si vous souscrivez ce produit) : voir section 6 ci-dessous — cette finalité implique explicitement un destinataire nommé, situé hors Québec.
  • Communications commerciales (facultatif, jamais coché d'avance) : courriel, pour vous informer de nos nouveautés et offres. Vous pouvez refuser ou retirer ce consentement en tout temps sans incidence sur vos services.

3. HÉBERGEMENT — LE QUÉBEC PAR DÉFAUT POUR SECUAAS

L'infrastructure et les GPU des produits que le portail provisionne chez SecuAAS (SecuScan, SecuAI, SecuSIEM) sont situés au Québec, chez OVH, dans le centre de données de Beauharnois. C'est le régime par défaut des produits SecuAAS. JumpCloud fait exception à ce régime : voir la section 6. Le portail lui-même est hébergé chez OVH, au Canada.

4. SOUS-TRAITANT NOMMÉ — 9463-7220 QUÉBEC INC. (SECUAAS)

Vos renseignements transitent chez 9463-7220 Québec Inc. (« SecuAAS »), notre sous-traitant, pour le provisionnement et l'exploitation technique des produits que vous avez souscrits (SecuScan, SecuAI, SecuSIEM). Ce transfert n'est jamais implicite : il fait l'objet d'une finalité de consentement distincte (« provisionnement chez SecuAAS ») qui nomme explicitement ce sous-traitant, et d'une entente de traitement des renseignements personnels entre Olimar et SecuAAS.

5. DESTINATAIRE NOMMÉ — STRIPE (PAIEMENTS)

Les paiements faits sur le portail sont traités par Stripe, notre prestataire de paiement.

  • Finalité : encaisser vos paiements et établir votre facturation.
  • Renseignements communiqués : le nom de votre organisation et de la personne qui paie, son courriel, votre adresse de facturation, ainsi que le montant et l'objet de chaque paiement.
  • Carte de paiement : vous saisissez votre numéro de carte directement chez Stripe. Olimar ne le reçoit jamais et ne le conserve pas.
  • Lieu : Stripe traite ces renseignements aux États-Unis, donc hors Québec.

Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, cette communication a fait l'objet d'une évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée et elle est encadrée par une entente écrite avec Stripe. Stripe traite aussi certains de ces renseignements pour ses propres obligations, par exemple la prévention de la fraude, selon sa propre politique de confidentialité.

6. DESTINATAIRE NOMMÉ — JUMPCLOUD

Si vous souscrivez le produit JumpCloud, Olimar, comme administrateur exclusif de votre organisation JumpCloud (voir les CGV, section 9), communique à JumpCloud Inc., dont l'adresse est le 361 Centennial Pkwy, Suite 300, Louisville (Colorado) 80027, États-Unis, les comptes des utilisateurs que vous créez depuis le portail Olimar. Olimar a donc accès aux renseignements de vos employés que vous lui fournissez à cette fin, et les traite pour votre compte, aux seules fins de les communiquer à JumpCloud Inc. et de gérer votre organisation JumpCloud.

  • Finalité : gérer les identités et les appareils de votre organisation (comptes d'utilisateurs, authentification, inventaire des appareils) dans la plateforme JumpCloud, qu'Olimar administre pour votre compte.
  • Renseignements communiqués : pour l'essentiel, des renseignements de nature professionnelle sur vos utilisateurs — nom, titre, courriel et téléphone professionnels — ainsi que l'inventaire de leurs appareils et les journaux d'authentification produits par l'utilisation de la plateforme (adresse IP, horodatage, géolocalisation approximative).
  • Lieu : JumpCloud Inc. traite ces renseignements aux États-Unis, donc hors Québec.

Les renseignements qui concernent l'exercice, par une personne, d'une fonction au sein de votre entreprise — son nom, son titre et sa fonction, ainsi que l'adresse, le courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail — échappent aux sections II et III de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, dont l'article 17 (art. 1, 5e alinéa) : leur communication à JumpCloud Inc. n'est donc pas soumise à l'évaluation préalable décrite ci-dessous. Ce n'est pas le cas des journaux d'authentification et de l'inventaire des appareils, qui peuvent identifier une personne en dehors de l'exercice de sa fonction (par exemple, un appareil personnel utilisé en télétravail) : c'est pour ces renseignements que l'évaluation ci-dessous a été faite.

Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, cette communication a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (l'« EFVP »), versée à notre dossier de conformité, dans sa version en vigueur. Elle est encadrée par une entente écrite : le partenariat d'Olimar avec JumpCloud Inc. et l'entente de traitement des renseignements personnels (« DPA ») de JumpCloud Inc., qui s'applique d'office par le renvoi de ses propres conditions de service, sans signature distincte, et qui couvre les renseignements de vos employés. JumpCloud Inc. traite aussi certains de ces renseignements pour ses propres obligations, selon sa propre politique de confidentialité.

Vous demeurez responsable d'informer vos employés de cette communication à JumpCloud Inc. lorsque vous saisissez leurs renseignements dans le portail Olimar, et, le cas échéant, d'obtenir leur consentement si votre propre politique interne l'exige. Olimar ne conserve ces renseignements que le temps nécessaire à la gestion de votre organisation JumpCloud, et ne les utilise à aucune autre fin.

Cette communication ne survient que si vous souscrivez JumpCloud. Elle fait l'objet d'un consentement distinct, nommé, recueilli à la commande de ce produit (voir « Vos droits », plus bas, et le libellé de consentement « Transfert hors Québec — JumpCloud »).

7. TRANSFERT HORS QUÉBEC — MODÈLES D'INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Certains modèles d'intelligence artificielle offerts par SecuAI ne sont pas hébergés au Québec (par exemple, en Europe ou aux États-Unis, selon le fournisseur du modèle). Conformément à l'article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, aucun renseignement personnel n'est communiqué à un tel modèle sans une évaluation préalable des facteurs relatifs à la vie privée ET votre consentement distinct, horodaté, propre à cette destination précise. Ce consentement est demandé au moment où vous choisissez d'activer un modèle hébergé hors Québec — jamais avant, jamais de façon groupée pour plusieurs destinations à la fois.

8. DURÉE DE CONSERVATION

Vos renseignements sont conservés le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, puis purgés — à l'exception des renseignements que la loi nous oblige à conserver plus longtemps : le registre des incidents de confidentialité (5 ans, art. 3.8 LPRPSP), le journal d'audit, l'historique de vos consentements, et l'historique de vos demandes d'accès — jamais purgés automatiquement, précisément parce qu'ils sont la preuve de nos obligations envers vous.

9. VOS DROITS

Vous pouvez en tout temps :

  • demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
  • en demander la rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
  • retirer un consentement déjà accordé (pour les finalités facultatives) ;
  • demander la portabilité de vos renseignements informatisés ;
  • demander la désindexation de renseignements vous concernant, le cas échéant.

Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 jours, conformément à la loi. Adressez votre demande à info@olimar.ca, à l'attention d'Olivier Lange, responsable de la protection des renseignements personnels.

10. PLAINTE

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).